Considerables pegatinas al lado de la pantalla del computador o memorándums que se desbordan en tabletas virtuales llenas de citas o una asistente que recuerde reuniones a cada minuto, no nos hacen –necesariamente- personas ‘organizadas’ o eficientes respecto a nuestros tiempos y espacios.

UN NEUROCIENTÍFICO Y SU LIBRO

No, no se trata de un líbelo de ‘autoayuda’ donde la psicología cognitiva de postín apela al tráfico de ideas o verdades de Perogrullo. En The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload (2014, disponible en Kindle), el neurocientífico especialista en comportamiento humano y músico Daniel J. Levitin abre la puerta a la posibilidad de no depender de una agenda recargada en función a los angustiantes tiempos y espacios, cortos por cierto. 

Así, de acuerdo a la revista Time y a propósito de la obra de Levitin, el desequilibrio o desbalance ‘trabajo versus calidad de vida’ puede ser una inmutable verdad de nuestro día a día, sobre todo entre profesionales vinculados a actividades claves en corporaciones u otras instituciones. 

Para el medio el mensaje es claro en función a los postulados del experto: ante un exceso de organización, la pérdida de calidad de vida en su tramo relaciones humanas o familiares es una variable constante y provoca que en nosotros nazca una sensación difusa y una imagen poco sólida y gruesa de nuestro comportamiento frente al mundo, “…como si empezáramos a desaparecer” nos dice el medio. Desaparición se entiende, frente a un legajo de papeles, reuniones programadas, agendas pletóricas de horarios, catálogos de citas, reuniones de trabajo poco efectivas y por sobre todas las cosas, una tenebrosa sensación de sentirse ‘culpable´ al no consignar el poder suficiente para cubrir todos los espacios que este breviario nos tiene proyectados. “Te sientes tan delgado (frente a las obligaciones) que comienzas a desaparecer”, nos dice la revista. Y añade que “la mayor parte de nosotros nos sentimos así, pero no todos…las personas más organizadas no se conciben así”.

De esta forma, Daniel J. Levitin - a través de este libro y apelando a la neurociencia- realizó un ejercicio y encontró que entre los actores más trascendentes del mundo económico, político, mediático, científico y académico el divorcio entre el trabajo y la vida diaria es axiomático, evidente, claro. No hallando certeza de que las habilidades organizacionales, aquellas que tienen que ver con el formato ‘pongamos todo con precisión quirúrgica en la agenda’ necesariamente conduzcan a una gestión exitosa, sea el campo desde dónde se realice ésta. 

Por otra parte, el secreto –explica Time- está en mantenerse “fresco” o “cool” ante las obligaciones, sin efectuar “malabares” estrambóticos o giros espectaculares que demanden mayores energías que las necesarias. De acuerdo al medio, delegar es otra palabra crítica en el mundo de la ‘desorganización organizada’ de Levitin. Así, no sólo la frase ‘la vida es bella’ pese al tráfico que nos impide llegar a tiempo a esa reunión clave, es trascendente: Redireccionar y saber encomendar a terceros la organización de nuestros compromisos, son cuestiones no sólo pragmáticas sino cruciales también de cara a ser realmente organizados.

De esta forma, Daniel J. Levitin - a través de este libro y apelando a la neurociencia- realizó un ejercicio y encontró que entre los actores más trascendentes del mundo económico, político, mediático, científico y académico el divorcio entre el trabajo y la vida diaria es axiomático, evidente, claro.

Así las cosas y conforme a Levitin, a continuación seis pasos a seguir –que conciben las “personas organizadas”- para despejar esta suerte de catálogo diario de obligaciones y en el camino, reflexionar en torno a una mejor calidad y cantidad de vida. NOTA. El autor pone en evidencia y como ejemplo al Presidente de los Estados Unidos y cómo éste organiza su día a día.

EL CEREBRO DE UN VERY IMPORTANT PEOPLE (VIP) DEBE ESTAR ‘VACÍO’ Y ¡ESO! ES BUENO

“El Presidente de los Estados Unidos no está tratando desesperadamente de recordar su lista de tareas pendientes. Él ha subcontratado a su personal para que pueda centrarse 100% en lo que está frente a él”, revela Time.

Así, un VIP como Barack Obama no se enfoca en un rol, en un listado de responsabilidades diarias. Él tiene una ‘idea’ pero es su equipo de colaboradores quienes lo ponen al tanto de su bitácora del día. De nuevo: las piezas de información vienen por el lado de terceros, no de uno mismo necesariamente. Delegar es LA palabra entonces.

Pero ojo, de poco servirá este proceso de comisionar a ayudantes si usted, como VIP no se saca de la cabeza todos los pendientes y responsabilidades. Esto es un proceso de limpieza según Levitin, de ejercer un rasero cerebral de tal modo que –como explica Time a propósito de la obra del científico- “los blocs de notas, el iPad de la oficina, la bandeja de entrada del correo, notas adhesivas en el monitor no generen dispersión mental y sobre todo, no se deje todo a la memoria que no siempre es confiable”.

Para David Allen, autor de Getting Things Done, una buena lista para ´sacar cosas de la cabeza’ debe pasar por estas cuatro categorías –en orden de prioridad- cuando una persona tiene un pendiente:

1.  Hacerlo.

2.  Delegarlo.

3.  Aplazarlo; o en última instancia…

4.  Dejarlo.

Otra manera de desligar de la cabeza las preocupaciones de una agenda es –como refiere Levitin- escribirlo todo. Es un hecho que a lo largo de la historia, mentes diseñadas para el pensamiento abstracto y creativo siempre han tenido tendencia –de forma ordenada o no- de plasmar sus ideas en blanco y negro. Sobre todo las mentes vinculadas al mundo de las matemáticas o del arte. No hay matemático, físico teórico o poeta que se respete que no posea una pizarra o libreta de notas en su casa; y no necesariamente la utiliza para hacer dibujos aleatorios: el verdadero científico apunta ideas, conceptos, palabras clave. De acuerdo a Levitin, delega estas ideas-fuerza al grafito para luego retomarlas en su cerebro.

NO VER EL RELOJ, PARA ESO HAY AYUDA TAMBIÉN

Conforme a Time, el Presidente de los Estados Unidos no está pendiente de su reloj. Tiene ayudantes que van marcando la pauta de sus espacios y tiempos.

¿Y si no hay ayudantes?, ahí ingresa la tecnología: el uso de teléfonos inteligentes con aplicaciones calendarías, de alarmas y avisos otorgan el soporte necesario como para encargar a estos aplicativos el ‘marcapasos’ de un día atareado.

“La gestión del tiempo también requiere la estructuración del futuro (inmediato) que incluya recordatorios. Es decir, uno de los secretos para la gestión del tiempo en el presente es anticipar las necesidades futuras de modo que usted pueda ponerse ‘al día’ todo el tiempo”, explica Levitin en su libro.

CONFIGURANDO FILTROS: PRIORIZAR ES UN ARTE

Como explica Time, cada mañana, el presidente recibe un documento secreto con todo lo que necesita saber de las agencias oficiales que están por debajo de él y de su cargo. Según la revista, lo que es clave no es lo que el documento contiene, sino lo que no es relevante en él.

Esto es complejo porque implica –de acuerdo a Levitin- un uso muy desarrollado de la zona central del cerebro “una red de regiones cerebrales que une la corteza frontal justo detrás de los globos oculares y el hipocampo en el centro de tu cerebro”, refiere el científico. Si estas redes fallan, poco o nada podremos tamizar lo que es relevante de lo que no es.

“Hoy en día, nuestros filtros atencionales fácilmente se sienten abrumados. Personas exitosas o personas que pueden acceder a Tecnologías de la Información emplean equipos de personas cuyo trabajo es reducir el filtro atencional. Es decir, los jefes corporativos, líderes políticos, estrellas malcriadas de cine, y otros cuyo tiempo y atención son especialmente valiosos pueden contar con un personal de gente alrededor de ellos que son extensiones efectivas de sus propios cerebros, replicando, como para perfeccionar las funciones de filtro atencional a la corteza prefrontal”, expone el neurocientífico.

PECES GORDOS, DECISIONES GRANDES 

Como anota Time “El Presidente no hace pequeñas decisiones. Las miles de personas que trabajan para él manejan tan sólo las cosas que se encuentran por debajo de las grandes burbujas (prioridades) de su agenda”.

Pero, ¿qué pasa con quienes no tenemos a todo un equipo que dé trámite a los detalles? Simple, conforme a Levitin, hay que guardar nuestro poder de decisión limitado por cosas o temas que realmente importan. Todo lo demás, debe ser satisficed en palabras de Daniel J. Levitin.

¿Más allá de la traducción al castellano, qué significa satisficing para el neurocientífico? Es un arte, nos explica. Es la capacidad de escoger la opción que no sólo importa, sino la que nos conduce a un tramo productivo de nuestro día a día, en suma, lo que nos hace más eficientes en términos de ganarle al día y las ocupaciones de éste.

ADAPTACIÓN Y CAMBIOS RÁPIDOS DE PLANES

Es tener a mano siempre un ‘Plan B’.

“Cuando los cambios vienen para el Comandante en Jefe (el Presidente de los Estados Unidos), éste se desplaza sin problemas porque sus ayudantes ya han revisado los planes del día. Así que él se queda tranquilo”, anota Time. Otro tanto añade, “Las cosas nuevas vendrán, las prioridades cambian y hay que saber procesar y adaptarse”.

CUARTO DE PÁNICO O CUARTO DE GUERRA

Como menciona la revista Time: “¿Alguna vez has visto una imagen del escritorio del Presidente? ¿Tiene montones de papeles y 1.000 post its aleatorios? Pues no”.

Para Levitin esto se traduce claramente así: “La investigación muestra que un escritorio que se parece a las secuelas de un desastre natural socava su capacidad de concentración. Usted no necesita ser un freak del aseo, pero (…) tener un área de trabajo independiente diseñada para usted, le ayuda a enfocarse”. Y añade el especialista parafraseando al neurólogo inglés Oliver Sacks: “Si usted está trabajando en dos proyectos completamente diferentes, debería dedicar una mesa o la tabla o sección de la casa para cada uno. Sólo entrar en un espacio diferente golpea el botón de reinicio en su cerebro y permite un pensamiento más productivo y creativo”.

PARA RESUMIR

Así, las cosas la revista Time resume estos seis sencillos pasos para ser lo más organizado posible y andar tan tranquilo como cualquiera:

1. Deje vacío su cerebro y la carga depóngala sobre un documento escrito.

2. Bloquee su agenda y programe alarmas (reales y de dispositivos) para que usted no esté pendiente a lo que se vendrá.

3. Dosifique y filtre su tiempo para lo realmente importante y productivo.

4. Optar por los grandes puntos de su día a día, hacerlos productivos y dejar “lo suficientemente bueno” en las pequeñas decisiones.

5. Regularmente adaptarse a nuevos giros del día a día y priorizar los nuevos rumbos que ha tomado su agenda.

6. Tener un “cuarto de guerra” que contenga lo que necesario para un trabajo efectivo y nada más.